De copiar la memoria anterior a generarla en seis fases.
Una ingeniería industrial española especializada en instalaciones. El cliente prefiere no aparecer con nombre; lo demás está contado tal cual ocurrió.
El punto de partida
Cada proyecto terminaba en una memoria de varias decenas de páginas, y salían unas veinte al mes. Entre búsqueda, investigación, redacción y corrección, cada una podía llevar de uno a tres días. Ninguna se escribía desde cero: se abría la del proyecto más parecido, se cambiaban los datos y se revisaba el documento entero buscando restos del anterior.
El coste no era escribir. Era revisar.
El coste no era escribir. Era revisar.
Qué se descartó
Un asistente de escritura genérico. No conocía el archivo de la empresa, así que inventaba criterios, y devolvía texto suelto que había que reformatear para meterlo en la plantilla. Eso no ahorra tiempo: lo cambia de sitio.
La decisión
En lugar de una caja de texto, un recorrido cerrado en seis fases. Cada una pide lo mínimo, propone contenido apoyándose en el archivo indexado y espera aprobación antes de abrir la siguiente.
La consecuencia importante es de responsabilidad: el técnico sigue firmando un documento que ha validado apartado por apartado.
Lo que costó
La plantilla de Word. Generar texto es lo fácil; devolverlo dentro del .docx corporativo respetando estilos, numeración e índice fue donde se fue el tiempo. Si el formato sale mal, el ahorro desaparece.
La segunda, la calibración. Los primeros documentos salieron con correcciones. Revisarlas una a una con el equipo es lo que ajustó la redacción a cómo escribe esa empresa.
Qué nos llevamos
Que en documentación técnica el valor no está en redactar, sino en tres cosas menos vistosas: conocer el archivo previo, respetar el formato de salida y no quitarle nunca la última palabra a quien firma.
¿Tienes un documento que se repite así?
Con un ejemplo real y el volumen mensual ya se puede valorar.